Titre du poste : Stagiaire d’Appui Administratif et Opérationnel
Lieu d’affectation : Les Cayes (Département du Sud), avec déplacements ponctuels selon les besoins.
Type de contrat : Stage (temps plein ou temps partiel selon disponibilité), avec possibilité de renouvellement.
Supérieur hiérarchique : Coordonnateur·trice Régional·e (Sud) / Administration (en lien avec le Bureau Central – Port-au-Prince).
CONTEXTE DU POSTE
KOCLAT (Konbit pou Chanje Lavi Timoun yo) renforce ses interventions dans le Grand Sud d’Haïti à travers des projets éducatifs, communautaires et sportifs. Dans ce cadre, le/la Stagiaire d’Appui Administratif et Opérationnel apporte un soutien direct à l’équipe régionale pour assurer la fluidité des opérations quotidiennes, la bonne tenue administrative du bureau, et la qualité du suivi logistique des activités sur le terrain.
MISSIONS PRINCIPALES
Appuyer la coordination régionale dans la gestion administrative, le suivi opérationnel et la logistique des activités, en respectant les procédures internes de KOCLAT et en contribuant à la bonne organisation des projets dans le Sud.
RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES
1. Appui Administratif
Assurer l’accueil et l’orientation des visiteurs/partenaires au bureau (si applicable).
Participer à la gestion et au classement des documents administratifs (physiques et numériques).
Aider à la préparation de courriers, notes, comptes rendus et documents internes.
Contribuer à la mise à jour des bases de données (contacts, bénéficiaires, inventaires, suivi administratif).
2. Appui Opérationnel et Logistique
Appuyer l’organisation logistique des activités (réunions, formations, événements communautaires, déplacements).
Participer au suivi des besoins matériels : fournitures, impressions, équipements, préparation des kits/paquets (si requis).
Aider à la coordination pratique avec les prestataires locaux (transport, location, services divers), sous supervision.
Contribuer au suivi de l’utilisation des ressources (petite caisse, stocks, inventaire) selon les procédures établies.
3. Suivi d’Activités et Reporting
Collecter et consolider des informations terrain (listes de présence, photos, éléments de preuve d’activités).
Appuyer la compilation des données pour les rapports d’activités mensuels et trimestriels.
Aider à la préparation des dossiers de reporting : activités réalisées, dépenses associées, documents justificatifs.
4. Support à la Coordination et à la Communication Interne
Appuyer le/la Coordonnateur·trice Régional·e dans diverses tâches de coordination au quotidien.
Faciliter la circulation de l’information entre le bureau régional, les équipes terrain et le siège.
Contribuer à maintenir un environnement de travail organisé, professionnel et respectueux.
PROFIL RECHERCHÉ
Formation
Étudiant·e ou jeune diplômé·e en Administration, Gestion, Sciences Sociales, Logistique ou domaine connexe.
Expérience
Une première expérience (stage, bénévolat, projet académique) en administration, coordination, ONG ou association est un atout.
Compétences
Bonne organisation, capacité à gérer plusieurs tâches et priorités.
Maîtrise de base des outils bureautiques (Word, Excel/Google Sheets, email).
Capacité à rédiger de façon claire (notes, comptes rendus, courriers simples).
Bonne communication en Français et Créole.
Discrétion et respect de la confidentialité.
Qualités personnelles
Rigueur, ponctualité, esprit d’équipe, sens de l’initiative.
Capacité d’adaptation et volonté d’apprendre rapidement.
Adhésion aux valeurs de KOCLAT, notamment l’éthique et la protection de l’enfance.
CONDITIONS PARTICULIÈRES
Disponibilité pour des activités ponctuelles en dehors des heures classiques (selon calendrier des projets).
Déplacements locaux possibles dans le département du Sud.